Для чого та як оцифрувати дані про трудову діяльність

Електронна трудова книжка, запроваджена у 2021 році, містить цифрові дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни у трудовій діяльності. Ведення електронного обліку спрощує оформлення пенсії та забезпечує збереження даних у системі Пенсійного фонду України.

Відповідно до Закону України №1217-IX, до 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Якщо трудова книжка ще не оцифрована, це можна зробити у будь-який зручний час або під час звернення до ПФУ.

Передати скановані документи до ПФУ можна:
• через роботодавця;
• самостійно через вебпортал ПФУ або у відділенні Пенсійного фонду.

Для оцифрування необхідно:
• відсканувати всі заповнені сторінки трудової книжки та документи, що підтверджують стаж;
• зробити кольорові, чіткі сканкопії у форматі JPG або PDF;
• розмір файлу — до 1 МБ;
• рекомендована якість — 300 dpi.

Як подати документи онлайн:

Зайти на вебпортал електронних послуг ПФУ – https://portal.pfu.gov.ua/
Авторизуватися за допомогою КЕП.
У розділі «Комунікації з ПФУ» обрати «Відомості про трудові відносини».
Завантажити сканкопії документів та натиснути «Підписати та відправити в ПФУ».

Після оцифрування паперова трудова книжка повертається працівнику під підпис.

Важливо:
Електронний облік трудової діяльності допомагає зберегти дані про страховий стаж навіть у разі втрати паперових документів через війну, евакуацію чи інші обставини.

Водночас працівник має право й надалі користуватися паперовою трудовою книжкою. На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний вносити до неї записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди.